摘要： 互聯網的時代，郵件的使用在工作中應用的非常廣泛。是否還記得你初入職場撰寫的第一封郵件？是否還記得收到某封郵件，覺得清晰了然，重點突出？其實從看一個人寫的郵件結構和內容，其實就能判斷...

互聯網的時代，郵件的使用在工作中應用的非常廣泛。是否還記得你初入職場撰寫的第一封郵件？是否還記得收到某封郵件，覺得清晰了然，重點突出？

其實從看一個人寫的郵件結構和內容，其實就能判斷出他的職業化程度。

今天和大家詳細分享下郵件撰寫的技巧。建議初入職場的人精讀，有一定職場的人選擇要點通讀。

一、首先來了解下日常工作中電子郵件使用的場景

1、溝通必要信息，例如日報、周報反饋，各類申請，工作內容反饋、對外溝通、包含工作內容相關的傳遞；

2、確認溝通結果，例如項目進展成果、工作文檔、附件或者發送會議紀；

3、向多人傳信息，包含不限于各類公司通知、通告類；

二、郵件包含哪些內容：收件人、抄送人、主題、附件、正文。

1、收件人：指郵件的主送人，可以是一個或者多個（應當是需要回復郵件的人）。

2、抄送人：抄送人是指除了收件人以外需要執行或知曉內容的其他人。

抄送使用得當，有助于工作處理，否則貽誤溝通或造成人力物力的浪費。

（1）應該抄送的情況：

①通知內容，除收件人外，需要執行或知曉內容的其他人例為抄送人；

②多向匯報，郵件內容涉及多向匯報的，必要時應當抄送另一個上級領導；

③隔級溝通，因特殊情況必須越級發送郵件，應抄送被越過的上級或者下級；

（2）不應該抄送的情況

①請示郵件不得抄送其下級部門或個人；

②凡是與工作內容無關的單位和部門一律不予抄送；

3、主題：每一封郵件都需要有主題，郵件主題應該簡潔明了并且與郵件內容有關，如果一次要和對方討論的事情主題不同，建議分開使用不同的郵件發送。

主題一般的格式可以為，郵件主要內容-公司/部門/姓名-日期。具體中間選擇的內容根據對外匯報的對象，如果收件人是合作的其他單位，就選擇公司。舉例：公司年會邀請通知-行政部-20200209。

主題需要能夠快速檢索的功能，同時可以通過主題標記郵件的緊急/重要程度。

比如在郵件主題上用【重要】等詞語標記。

如果回復對方的郵件，使用對方的主旨回復，可以直接在原收件基礎上點擊回復，標題自動會顯示【回復】。

4、附件:郵件中提到的工作文件，格式多為word、pdf、表格、PPT類，附件不宜太大，大附件可以通過其他方式，文件鏈接或百度網盤分享。

5、正文：正文是郵件的主體部分，也是最重要的一個環節，正文一般包含：稱呼、問候、主體內容、祝頌語、署名。

（1）稱呼：第一行頂格，以冒號結尾；如果是平級或者下級可以直接寫名字，如果是上級領導可以寫是姓氏+職稱；

（2）問候：另起一行，低兩格。一般可以為你好，您好。

（3）主體內容：一般分為三部分為開場白、主體文、結束語；

開場白就是寫明，為什么發送這封郵件。

主體文中每一個論點，都看可以另起一行，可以使用標題劃分，方便閱讀。

注意考慮是否適合手機閱讀，高管們的一般事務繁忙，許多管理層有手機看郵件的習慣；

掌握三個凡是原則。凡是能分段的就分段，凡是能做小標題的就做小標題，凡是能列清單圖表的，就列圖表。

（4）祝頌語：表示致敬之意，另起一行，頂格或低兩格。可以為祝：工作順利/工作愉快。也可以根據業務情況，給業務部門進行加油鼓勵之詞。例如，祝：商務部門業績長虹。

（5）署名：落款簽名，一般情況下統一設置簽名格式，簽名檔中包含電話、地址等聯系方式，方便他人與自己聯系。

簡而言之，結構要素完整、內容呈現清晰、格式編排合理、字體字號得當（建議統一使用微軟雅黑10號字體）。

三、撰寫郵件的步驟

1、郵件撰寫的順序建議為附件-正文-主題-收件人-抄送人的順序寫郵件，避免某個環節遺漏，比較容易遺漏的為附件和主題。

2、寫正文的時候，建議我們遵循，定基調、精內容、搭框架的原則。

（1）定基調就是要清楚這個郵件的整體氛圍，也就是要有受眾思維。

比如總結類，重點寫出成績，展現潛力，基調為深度，以及下一計劃。

計劃類：重點體現階段任務、責任感，基調：可交付、具體明確，可衡量的過程數據等。

申請類：獲得許可。基調就是闡明原因，簡單扼要。

（2）精內容，就是要先清楚你為什么寫這個郵件？你要收件人做什么？對方為什么要這么做？通過以上問題來組織內容。

（3）搭架構，將梳理好邏輯樹內容，整理成文字拉進行展示。掌握四個原則：結論先行、以上統下、歸類分組、邏輯遞進。

也就是說，重點在最前面的第一段。當你想要收件人采取行動時，如果郵件內容較長，在第一段，就應說明你的要求，在結尾的部分，再度強調第一段的重點。